Integritetspolicy, Personuppgiftspolicy, Dataskyddspolicy

Övergripande info
I denna policy ges en beskrivning hur Cooperate Office tillhandahåller de personuppgifter, vi i olika syften låtit samla in från Er som kund eller leverantör.
Policyn syftar till det integritetsskydd vi tillämpar i samband med hur vi behandlar, sparar och skyddar dina personuppgifter utefter gällande lagstiftning – GDPR.
I riktlinjerna kring detta innefattas även det skydd vår webbplats samt vår digitala kommunikation omfattas av. 
Information ges för vilka uppgifter vi behandlar och hur du går tillväga för att komma i kontakt med oss.

Personuppgiftsansvarig
Cooperate Office

Kontakt dataskyddsombud
Telefon: 070-768 32 17
Mail: alk@cooperatenow.se

Ingående beskrivning av hantering kring personuppgifter

Syfte 
Cooperate Office värnar om din integritet och säkerställer att personuppgifter du lämnat/vi samlat in för syfte behandlas med högt informationsskydd. Kring de personuppgifterna vi hanterar ska ett klart syfte föreligga - detta förenat kring våra rättigheter samt skyldigheter enligt lagar & avtal.

Vi behandlar personuppgifter i syfte att fullfölja överenskommande åtaganden gentemot dig. Syftets grund kan komma att vara försäljning samt inköp av produkt eller tjänst.

Behandling av personuppgifter
Rutiner och riktlinjer finns i de olika processerna kring personuppgifter, för vilka vanligast förekommande innefattar – insamling, registrering, lagring, bearbetning, överföring, radering. Exempel på personuppgifter vi behandlar är organisationsnummer, namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer etc. 

Personuppgifter i samband med en jobbansökan, där information om en person, utöver ovan nämnd personinformation ges ex. utbildningar, kompetenser, tidigare anställningar osv, behandlas likväl med högt informationsskydd.

En kreditupplysning kan komma att göra av oss vid större beställning.

Personuppgiftsbiträde
I vissa fall, för kunna fullfölja våra uppdrag kring de åtaganden vi har mot dig som leverantör/kund, kan dina personuppgifter komma att delas med det företag/den enskild person Cooperate Office använder sig av som samarbetspartner. 

Vi säkerställer att högt integritetsskydd fortlöper gällande de personuppgifter vi kan komma att lämna till våra personuppgiftsbiträden.

Säkerhet
För att säkerställa att vi uppfyller våra skyldigheter kring GDPR, beskrivs här de ruiner vi arbetar utifrån samt de åtgärder vi implementerat i enlighet med GDPRS föreskrifter kring säker behandling av personuppgifter och gällande integritetslagstiftning.
Obehörig användning, ändring, avslöjanden samt förstörelse av personuppgifter vi samlat in förhindras av teknisk utrustning så som brandvägg och antivirusprogram.
Lösenordsskydd tillämpas vid alla våra datasystem samt kring inviduell teknisk utrustning där personuppgifter kan förekomma – datorer, telefoner etc. 

Såsom personuppgifter i digital kommunikation hanteras, likväl sker hanteringen av personuppgifter i fysisk pappersform. Den behandlas på samma sätt, enbart av behöriga personer, där ett klart syfte till behandling av dessa uppgifter finns.

Vi tillämpar backup av våra system samt kring kommunikationen av e-post genom RAID diskar som bevaras säkert i låsta kassaskåp.
Vår IT-konsult säkerställer att vårt IT-system uppfyller de krav som krävs för användning och lagring. 

Hur länge vi tillhandar har dina personuppgifter?
Cooperate Office sparar insamlade personuppgifter under olika lång tid sett till det ändamål vi har kring vårt uppdrag gentemot dig som kund/leverantör.

Vi kan komma i syfte till återkommande affärer med oss sparar dina personuppgifter, där tidigare inhämtade och samlade uppgifter kan ligga till grund för större nytta i en vidare affärsprocess/leverans dig som kund, leverantör eller Ni som efterfrågat offert.

Dock sparar vi aldrig dina uppgifter längre än vad vi är skyldiga enligt lagen kring dataskydd. Vi ser även till riktlinjer - förespråkat i branschen och vad annan relevant lagstiftning och regler från myndigheter säger gällande lagring av personuppgifter.

Hemsida och sociala medier
Som ovan nämnda policys och principer vi jobbar utifrån när det gäller bearbetning samt lagring kring personuppgifter i våra kund – och leverantörsregister, precis på samma sätt tillämpar vi dessa riktlinjer vid publicering av texter, film och bilder på vår hemsida och sociala kanaler.

I vissa fall kan vi komma att tillämpa grundregeln om samtycke men även principen om intresseavvägning för företagets synlighet via digital kommunikation.

  • Dina rättigheter kring personuppgifter vi tillhanda har om dig

  • Du har rätt att få information om vilka uppgifter vi insamlat från dig.

  • Ändring/rättelse/komplettera dina personuppgifter vid eventuell upptäckt om felaktig/bristande information. Detta inom ramen för ändamålets syfte.

  • Begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter.

  • Rättighet finns att begära radering av dina personuppgifter vi behandlar om dig. Ses dock uppgifterna inom ramen för våra skyldigheter där vi enligt lag inte får radera viss lagrad information kan vi komma att neka begärd åtgärd. Exempel på lagar som styr kan komma att vara skattelagstiftningen, lagen om skatt och bokföring, lagar inom bank samt konsumenträtt. Dessa nämnda lagar tar vi alltid i beaktning innan vidtagen handling sker.

För mer info
Besök gdpr.se